Mgr. Mgr. Radana Burešová
Stejně jako v běžném životě se i v podnikání stále více prosazuje elektronizace. Ideálem je tak zvaná bezpapírová kancelář, řada podnikatelů však již nyní praktikuje tzv. "paperless" firmu, v níž jsou (některé) papírové dokumenty (postupně) nahrazovány elektronickými. Nejčastěji se zprvu jedná právě o elektronické faktury, popř. o obchodní korespondenci, a to formou běžného e-mailu, s elektronickým podpisem nebo s elektronickou pečetí či prostřednictvím datové schránky. Příslušné dokumenty následně nejsou tištěny, nýbrž jsou uchovávány pouze elektronicky.
Elektronizace se však dotýká i dalších oblastí podnikání, jako je personalistika či řízení nákupu/prodeje od objednávkových systémů až po organizaci skladu. Stále častěji však dochází i k uzavírání smluv elektronickou formou.
Základními předpoklady pro elektronizaci podnikání nebo některých jeho oblastí jsou ovšem spolehlivé (tj. bezpečné) úložiště dat a dále prostředky osvědčující identitu účastníka elektronické komunikace, které nahrazují podpis jednající osoby na klasických písemnostech.
Prvním krokem k elektronizaci často bývá zřízení datové schránky, která je v praxi využívána zejména pro komunikaci s orgány státní správy.
Datové schránky jsou upraveny v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Datová schránka je úložiště dokumentů sloužící k jejich doručování, které spravuje ministerstvo vnitra prostřednictvím České pošty, s. p.
Tento systém umožňuje bezplatnou komunikaci s orgány státní správy (úřady a soudy) a placené odesílání zpráv uživatelům systému, kteří nejsou orgány veřejné správy.
Datové schránky jsou zřizovány bezplatně, přímo na základě zákona nebo na žádost, a to do tří dnů od podání žádosti, v praxi však většinou okamžitě.
NahoruTypy datových schránek
Existují tři druhy datových schránek: Datová schránka podnikající fyzické osoby, datová schránka fyzické osoby a datová schránka právnické osoby.
Při styku s orgány veřejné moci je třeba striktně dbát na to, o jakou schránku se jedná a veškeré dokumenty doručovat pouze prostřednictvím příslušné schránky. Konkrétní fyzická osoba totiž může mít i vícero datových schránek: datovou schránku fyzické osoby (nepodnikatele), prostřednictvím které může vyřizovat např. žádost o přídavky na děti, datovou schránku podnikající fyzické osoby, zřízenou na žádost, pokud podniká podle živnostenského zákona, jejímž prostřednictvím např. podává daňová přiznání a přehledy OSSZ a zdravotním pojišťovnám za své zaměstnance, a popř. též datovou schránku podnikající fyzické osoby zřízenou ze zákona (viz níže).
Datová schránka právnické osoby je ze zákona zřizována každé nově založené právnické osobě (obchodní korporaci) po jejím zápisu do obchodního rejstříku. Přístupové údaje do datové schránky jsou pak společnosti doručeny poštou. Stejným způsobem je datová schránka automaticky, po jejich zápisu do příslušného registru, zřizována i některým podnikajícím fyzickým osobám, které jsou výslovně uvedeny v zákoně. V zásadě se jedná o fyzické osoby, které nepodnikají na základě živnostenského zákona (např. notáři, advokáti, daňoví poradci, od roku 2021 nově i znalci, soudní překladatelé a soudní tlumočníci).
Nejpozději k 31. březnu 2023 však budou datové schránky ze zákona zřízeny i právnickým osobám, které je dosud nemusely mít, a to na základě novely zákona účinné od 1. ledna 2023. Nově budou totiž datové schránky automaticky zřizovány všem právnickým osobám zapsaným v registru osob, nově tedy např. i společenstvím vlastníků jednotek a spolkům, jako jsou např. sportovní kluby.
NahoruŽádost o zřízení datové schránky
Zatím však musí ostatní podnikatelé a právnické osoby o zřízení datové schránky požádat. Žádost lze podat třemi způsoby:
1. Elektronicky; tuto možnost však mají pouze registrovaní uživatelé portálu eidentita.cz, datová schránka je v tomto případě přístupná okamžitě.
2. Osobně na Czech POINTu (tj. na vybraných pobočkách České pošty, s. p. a obecních úřadech, na pracovištích hospodářské komory, u notářů a na některých zastupitelských úřadech). Přístupové údaje jsou zpravidla ihned předány osobně.
3. Písemně na stanoveném formuláři, který se poté zasílá na ministerstvo vnitra.
Přístupové údaje (přihlašovací jméno a heslo) do datové schránky jsou určeny pouze osobě, pro kterou byla datová schránka zřízena. U právnických osob jsou těmito osobami statutární orgány. Tyto osoby ale mohou k přístupu do datové schránky pověřit další osoby (např. pracovníka sekretariátu, účetní apod.), kterým jsou následně doručeny jejich vlastní přístupové údaje. V případě pověřených osob mohou držitelé datových schránek omezit rozsah jejich přístupu do schránky.
Vlastní odeslání zprávy začíná on-line přihlášením do datové schránky a určením adresáta prostřednictvím jeho ID, které je možno též dohledat podle názvu/jména v seznamu datových schránek, udáním předmětu zprávy a připojením dokumentu, který je prostřednictvím datové schránky odesílán (například přehled o výši pojistného určený…
